Бумажные документы - не только основа бизнеса, но и его якорь

Без приказов, распоряжений, служебных записок и прочих документов не может существовать ни одна компания или фирма. И это неудивительно, поскольку обмен информацией подразумевает работу сотен человек над единым проектом.

Если говорить о том, каким образом принимается решение в любой, более или менее крупной компании, то невозможно представить себе любой из этапов без передачи одной или нескольких бумаг, постепенно заполняющихся визами и разрешениями. Причем, для сложных ситуаций число переходов от низшего звена к высшему может измеряться десятками или даже сотнями «кругов». Что к моменту окончания процесса подразумевает сотни испорченных листов бумаги, и тысячи человеко-часов времени.

Следовательно, ведение делопроизводства — это очень важный этап в любой компании. А если учитывать, что таких процессов любая фирма в день может генерировать десятки или даже сотни, то объемы бесполезной и даже вредной работы поражают. Каким же образом, не отказываясь от привычных схем взаимодействия можно добиваться решения поставленных задач.

Решение может быть половинчатым — на примере большинства действующих компаний. Когда часть согласований переходит в недра компьютерной техники, но взаимодействие все равно требует распечатки или звонков, совещаний и прочих атрибутов, известных еще с момента появления печатных машинок на производстве. Сейчас, удобнее, безопаснее, надежнее и быстрее организовать внедрение электронного документооборота. Тем более, что для нужд каждой фирмы, при необходимости, дорабатываются все модули, с целью максимального приближения к специфике работы фирмы.

При таком подходе число бумажных копий всей документации сокращается даже не в разы, а просто переходит на минимально возможную стадию. Само собой, на первых порах найдутся те, кому удобнее воспринимать информацию в привычном виде. Но здесь необходимо просто оценить затраты по времени на стандартный путь, через секретаря и все инстанции, с постоянными правками и перепечатыванием. И новую схему, позволяющую в режиме реального времени вносить коррективы, ставить визы и отправлять виртуальные бумаги на согласование начальству, находящемуся на отдыхе или в командировке. Причем должностное лицо с высшими полномочиями может даже не отвлекать собеседников на важных встречах, просто резюмируя пришедшие файлы при помощи собственного смартфона или планшета.

Преобразовав делопроизводство программа модернизации может затронуть также и остальные механизмы взаимодействия внутри компании. Ведь в сегодняшний век информационных технологий, когда бумажные письма отправляют только для получения копий уведомлений о доставке, странно держаться за бумаги внутри фирмы.

Развитие должно продолжаться постоянно. Ведь эффективность работы во многом определяет статус самой компании.