Тонкости архивной обработки документации

Сделать работу с документами удобной, эффективной и доступной помогут организации, специализирующиеся на архивной обработке деловой документации. Услуги таких фирм весьма разнообразны.

Одним из факторов успеха в делах любой компании является грамотно организованная система документоведения. В процессе деятельности любой организации формируется внушительный объем различных бумаг и документов. Некоторые из них представляют практическую ценность. Другие – подлежат хранению. Причем для многих документов срок хранения устанавливается законодательно.

Такое положение дел вынуждает руководителей разрабатывать сложную систему обработки и хранения документации, а также назначать ответственных за ведение архива сотрудников. Казалось бы, нет в этом ничего сложного. Однако практика не единожды доказывала обратное. Самостоятельная архивация, как правило, приводит к множеству хлопот и неурядиц и, конечно, дополнительным, подчас весьма существенным финансовым вложениям.

Создание и ведение архива – мероприятие кропотливое. Оно требует не только наличия профессиональных навыков и знаний, но и специального оборудования. К примеру, шредера для уничтожения документации, уже не подлежащей хранению.

Кроме того, для корпоративной документации необходимо выделить место, а иногда – отвести под эти цели целое помещение. При этом в архиве придется создать и поддерживать благоприятный для бумажных носителей информации микроклимат.

Словом, работа предстоит нешуточная. Вот почему в последнее время широкое распространение получили услуги компаний, специализирующихся на архивной обработке документации. Список обязанностей, которые готова взять на себя подобная организация, довольно внушителен.

К примеру, большинство фирм такого плана предлагают клиентам создать электронный архив. Это исключительно удобно. Ведь бумаги, которые находятся в специальном хранилище, всегда доступны для обработки, распечатки, сканирования и прочих манипуляций. Причем работать с одним и тем же документом могут одновременно несколько сотрудников, а поиски нужной «бумажки» отнимут не более минуты.    

К преимуществам такого подхода можно отнести и юридическую корректность. Заниматься документацией в этом случае будут юридически подкованные специалисты, которые выполнят все сопутствующие процедуры в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Не стоит волноваться и о безопасности бумаг. Во-первых, ее обеспечат правильными условиями хранения. Во-вторых, информация, представленная на них, не станет достоянием общественности. Архивные организации гарантируют клиентам конфиденциальность. 

Стоимость услуг таких фирм, как правило, рассчитывается индивидуально и зависит от множества факторов: объемов работ, количества обрабатываемой документации, особенностей заказываемых услуг и т.д.

Узнать самую подробную и достоверную информацию о принципах расчета стоимости, а также тонкостях архивации, обработки, сканирования документации, грамотном хранении и конфиденциальном уничтожении бумаг можно на сайте http://www.osgrm.ru/. Там собраны самые полезные сведения для дальновидных руководителей.